A Prefeitura de Balneário Camboriú homologou nesta segunda-feira (14) o resultado da licitação para contratação de empresa especializada na elaboração, implantação e acompanhamento da Política de Gestão Documental do município.

 

A medida acontece devido a sobrecarga de armazenamento nos espaços físicos das secretarias e órgãos municipais, que precisavam encaminhar a documentação para o Arquivo Intermediário, o qual também está com sua capacidade de armazenamento esgotada. 

 

A diretora-presidente da Fundação Cultural, Karoen Mello, ressalta que a contratação de um serviço de gestão profissional era uma necessidade sentida pelo município há mais de uma década. 

 

“Também havia a dificuldade em lidar com a documentação por parte dos servidores, que nunca receberam treinamento específico. O Arquivo Intermediário está com a capacidade máxima de armazenamento e o município tem em seu quadro apenas uma servidora especializada em Arquivologia, hoje lotada na Fundação Cultural”, explica Karoen. 

 

A empresa vencedora do Pregão Eletrônico n° 004/2026 é a Ikhon Conhecimentos e Tecnologia LTDA, pelo valor de R$ 97 mil. 

 

Benefícios da Política de Gestão Documental 

 

O trabalho será desenvolvido em conjunto com a Fundação Cultural, através do Arquivo Histórico, e começa por um diagnóstico da situação dos arquivos físicos e digitais e segue com a elaboração dos instrumentos que organizam o ciclo dos documentos: o Código de Classificação de Documentos, a Tabela de Temporalidade de Documentos e o Manual de Gestão Documental. Também estão previstos manuais operacionais e modelos padronizados, além do treinamento de servidores.

 

O serviço abrangerá 26 órgãos públicos municipais, sendo 18 da administração direta e oito da indireta, com atuação nos arquivos correntes, intermediários e digitais. Será definido como cada documento é classificado, por quanto tempo deve ser guardado e qual a sua destinação final, o que permite localizar informações com mais rapidez, reduzir o volume documental acumulado e liberar espaço físico nas repartições. 

 

A execução está dividida em quatro etapas, com prazo total de 300 dias: a primeira, de 60 dias, trata do diagnóstico e do levantamento da massa documental; a segunda, de 90 dias, prevê o relatório técnico, o plano de ação e a classificação das séries documentais; a terceira, também de 90 dias, corresponde à implementação das políticas de gestão e à homologação dos instrumentos arquivísticos; por fim, a quarta etapa, de 60 dias, reúne a entrega dos manuais e a realização dos treinamentos.

 

Capacitação dos servidores

 

A formação das equipes municipais será em três fases: A primeira é um workshop presencial voltado à sensibilização de gestores e servidores efetivos de todas as secretarias. As outras duas são capacitações, uma destinada aos servidores efetivos de cada secretaria e a outra será voltada à Comissão Permanente de Avaliação Documental.

 

Legislação

 

Os serviços seguirão as orientações do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e do Arquivo Nacional. A contratação se apoia na Lei 8.159/1991, que estabelece a gestão documental como dever do Poder Público; na Lei de Acesso à Informação (Lei 12.527/2011); no Decreto Federal 10.278/2020, que trata dos requisitos para a digitalização de documentos; e no Decreto Municipal 9.689/2019, que instituiu o programa BC Sem Papel.